Reguli de politețe digitală. Tot ce trebuie să știi despre poșta electronică

De Laura Davidescu, pe
Simplul fapt că putem să trimitem e-mailuri la orice oră din zi și din noapte nu înseamnă că se cuvine să facem așa ceva. Am ales câteva reguli esențiale ale poștei electronice, de aplicat mai ales la birou.

Prima dată când am fost contactată în interes de serviciu pe messenger am fost oripilată, mai ales că era o seară de duminică. Cum își permitea colaboratoarea cu pricina să mă deranjeze în afara orelor de birou?! Între timp, canalele de comunicare s-au aglomerat din ce în ce mai mult, iar unele reguli de politețe în socializare au devenit desuete, precum pălăriile domnilor din perioada interbelică. Acum, mai ales dacă lucrezi într-un domeniu fără program fix, cum sunt jurnalismul sau divertismentul, pare normal să curgă cu e-mailuri nocturne și mesaje pe grupuri de WhatsApp ori pe Mess, indiferent că unele ar suporta amânare. E precum orarul de liniște la bloc… Cine să-l mai respecte?

În plus, o consecință a acestei avalanșe informaționale este aglomerarea inboxului și a serviciilor de mesagerie cu tot felul de informații, poze și sarcini cărora e greu să le faci față într-o perioadă rezonabilă de timp. Fenomen care vine la pachet cu o doză considerabilă de stres, după cum am aflat din volumul „Maniere digitale“ al Victoriei Turk, recent apărut la editura Baroque Books.

„Într-un studiu prezentat la o conferință din 2016, cercetătorii au rugat 40 de funcționari să poarte un monitor cardiac vreme de 12 zile și să înregistreze modul în care folosesc calculatorul în această perioadă. Funcționarii și-au verificat căsuța de e-mail în medie de 77 de ori pe zi, petrecând aproximativ o oră și jumătate răspunzând la mesaje. Desigur, datele monitorizate au arătat că deveneau din ce în ce mai stresați, cu cât foloseau e-mailul mai mult. În plus, cu cât își petreceau mai mult timp pe e-mail, în fiecare zi, cu atât se simțeau mai puțin productivi…“, explică autoarea cărții.

„Dat fiind că e-mailul este o oroare universală, eticheta privind poșta electronică se învârte în jurul unui singur lucru: reducerea pe cât posibil a mesajelor. Un expeditor atent face tot posibilul să consume cât mai puțin din timpul și energia destinatarului. El trimite e-mailuri doar când e neapărat necesar și se străduiește ca mesajele să fie cât mai clare și mai ușor de rezolvat. Un expeditor plin de tact înțelege că e-mailul cel mai bun e cel pe care nu-l mai trimite“, continuă autoarea.

Dar, înainte de a trimite e-mailuri, primul lucru pe care trebuie să-l faci este curățenia în propria ogradă. A se citi propriul inbox, plin cu foldere, folderașe, steluțe, stegulețe, culori și alte coduri care te ajută, pasămite, să ierarhizezi prioritățile. Dacă dai o simplă căutare pe internet, vei vedea că strategiile de management al e-mailurilor sunt la fel de numeroase și de diverse ca dietele-minune – și adesea sunt o muncă în sine, așa că metoda cea mai eficientă rămâne cea a inboxului zero. Pur și simplu, dai „select all“, „delete“ și „empty trash“. Să vezi ce bine te vei simți după aceea! Cum?!, vei zice. Dar am atâtea lucruri folositoare în mailurile vechi… Hmmm, puțin probabil, dar fie! Dacă chiar ții la mesajele tale nedeschise de vreo cinci ani, poți totuși să le arhivezi.

După curățenia generală, ești liber să primești și să scrii din nou mesaje, dar ținând cont de niște reguli, pe care autoarea cărții „Maniere digitale“ le explică și le argumentează în detaliu, pornind de la cui adresezi mesajul, ce treci la subiect, ce formulă de început și de încheiere folosești și cât de mult te întinzi cu conținutul mesajului.

De exemplu, în privința subiectului, senior editorul revistei Wired, căci cu asta se ocupă Victoria Turk, ne sfătuiește să nu lăsăm niciodată câmpul necompletat, deoarece denotă o impolitețe majoră. Dar nici să nu scriem tot conținutul mesajului în loc de subiect, pentru că atunci nu mai vorbim despre un e-mail, ci mai degrabă despre un SMS.

Este recomandabil să sărim peste introducerile elaborate și să comunicăm scurt ceea ce avem nevoie, dând toate coordonatele importante de la bun început, pentru a evita un ping-pong ulterior de mesaje (Când îți trebuie?, Cu cine să iau legătura?, Cât de lung să fie raportul? etc.)

De asemenea, trimiterea unui e-mail către mai multe persoane trebuie făcută cu maximă atenție, pentru că sunt rare cazurile în care chiar trebuie ca un mesaj să ajungă la (aproape) tot biroul. Victoria Turk enumeră, cu umor, trei asemenea situații: când este o urgență de viață și de moarte (arde clădirea), când trebuie transmis un anunț de interes general (sunteți concediați cu toții) sau când e vorba despre… mâncare gratuită.

Să nu uităm că, odată trimis, e-mailul nu-ți mai aparține. Mesajul nu e niciodată complet șters și nu mai ai niciun control asupra lui. Trebuie să fii conștient mereu că un e-mail poate să fie retrimis oricui fără știrea ta, așa că e bine să eviți să scrii despre subiecte sensibile și să recurgi la întâlniri față în față dacă e vorba despre așa ceva.

În privința răspunsului la un e-mail, e evident că ar trebui să fii prompt. Dar ce te faci când trebuie să rezolvi o altă sarcină pentru a putea da un răspuns e-mailului? Victoria Turk spune că „nu există un răspuns general valabil la întrebarea cât timp îi poți lăsa pe oameni să aștepte, dar există o soluție ușoară: să-i întrebăm. Oamenii trăiesc cu impresia că regulile de etichetă trebuie să rămână cumva nerostite, dar transparența e, de multe ori, cea mai bună soluție ca să evităm eventualele neînțelegeri. Dacă nu ești sigur când se așteaptă de la tine un răspuns complet, stabilește mai întâi un termen-limită“.

Trucuri care te vor ajuta să comunici pe e-mail politicos și eficient.

  • Setează-ți căsuța de e-mail să preia mesajele doar la anumite intervale de timp, și nu automat, de fiecare dată când primești un e-mail.
  • Dezabonează-te de la toate buletinele informative pe care nu ajungi să le citești niciodată – au tendința să se înmulțească rapid dacă sunt lăsate nesupravegheate.
  • Organizează directoarele de e-mail în funcție de termene-limită, nu de subiect. Astfel îți va fi mai ușor să ordonezi mesajele amânate pe baza priorităților.
  • Folosește funcția de temporizare a butonului de trimitere – chiar dacă scrii e-mailuri către subalterni sau parteneri în toiul nopții, le poți programa să se transmită la o dată sau oră ulterioară.
  • La fel de utilă este și funcția „undo“. Gmail-ul, de exemplu, îți oferă 30 de secunde de a readuce înapoi la stadiul de ciornă un e-mail deja trimis, salvându-te astfel de o posibilă gafă.

Interpretări ale unor fraze des întâlnite pe e-mail

Victoria Turk, senior editor al prestigioasei reviste Wired, ne traduce expresiile de falsă politețe din mesajele electronice.

„Scuze pentru întârzierea răspunsului“ – De parcă ar exista vreo lege care spune că fiecare mesaj trebuie să înceapă așa.

„Sper că ești bine“ –  Gata cu discuțiile de complezență, acum să trecem la lista mea de doleanțe.

„Doar să mă asigur că / Îți amintesc de / Revin cu un mesaj în legătură cu…“   –  Hei, de ce n-ai răspuns încă?

„Nu sunt sigur dacă ai primit mesajul meu anterior…“  –  Evident c-ai primit mesajul.

„Poate că n-am văzut eu răspunsul tău în legătură cu…“  – Amândoi știm că nu asta s-a întâmplat.

„Îmi pare rău că trebuie să revin cu…“ – Nu-mi pare rău deloc.

„Așa cum menționam în mesajul anterior…“  – Ține pasul, mototolule!

„Doar ca să mă asigur că lucrurile sunt clare…“ – Cum de n-ai înțeles încă despre ce era vorba?

„Ți se pare logic?“  –  Ești bătut în cap?

„Spune-mi dacă ai întrebări suplimentare.“  –  Nu-mi spune.

„Mulțumesc anticipat.“  – Ca să fie limpede, nu ai dreptul să alegi dacă faci sau nu ce ți-am spus.

„Ar fi minunat dacă aș primi un răspuns de la tine cât de repede posibil.“ – Adică ieri.

Senior editorul Wired, una dintre cele mai cunoscute reviste dedicate mediului digital, ne face un tur al eterogenei societăți moderne și ne oferă un ghid indispensabil pentru a ne regândi manierele în epoca actuală. Lectura cărții publicate de Baroque Books este pe cât de amuzantă, pe atât de instructivă.

Reguli de politețe digitală. Tot ce trebuie să știi despre poșta electronică

Sursă foto: Shutterstock

Urmăreşte cel mai nou VIDEO încărcat pe unica.ro
Primești pe e-mail cele mai importante articole apărute pe Unica.ro!