Ești consilier juridic? Cum îți organizezi cât mai eficient timpul la birou

Ultimul update Marți, 21 aprilie 2020, 17:50
Eșți consilier juridic sau ai oricare altă muncă de birou și ai probleme în a-ți gestiona timpul? Dacă și tu ești ca majoritatea oamenilor, probabil că în timp ce citești acest articol ai cel puțin trei sau patru ale lucruri pe care ar trebui să le faci – să răspunzi la o urgență pe e-mail, să faci follow-up cu un client și să mai rezolvi și câteva lucruri personale.

Fiind constant înconjurați de tehnologie și de social media este mai greu în prezent să ne organizăm timpul petrecut la birou fără distrageri, față de acum câțiva ani.

  1. Ignoră-ți email-ul din când în când

Nu pentru totdeauna, să ne înțelegem! Să îți verifici email-ul a devenit deja o acțiune automată pe care majoritatea dintre noi o facem fără să ne dăm seama. Așadar, la fel cum se întâmplă în cazul fiecărui obicei, cel mai important este să conștientizăm cât de des facem acel lucru și cât timp ne consumă.

Apoi, Maură Thomas, autoarea cărții “Attention Management: How to create success and gain productivity”, recomandă să regândești într-o manieră mai puțin presantă pentru tine modul în care răspunzi la email-uri. Ce se poate întâmpla dacă pentru 1-2 ore îți ignori Inbox-ul?

Probabil te gândeșți că oamenii așteaptă un răspuns imediat. Se pot aștepta la acest lucru dacă așa îi obișnuieșți.

  1. Fă-ți planul de bătaie

Unul dintre cele mai neproductive lucruri pe care le poți face este să lucrezi fără a avea un plan pentru ziua ta la birou, încercând să finalizezi cât mai multe lucruri și probabil omițând task-uri importante. Mai rău e că îți vei da seama de asta abia la finele zilei, când nu mai poți face prea multe sau ești deja mult prea obosit.

Așadar, să îți conturezi un plan pentru ziua ta este foarte important. Forbes propune două abordări:

Cu o seară înainte. Cu 15 minute înainte să pleci de la birou notează care sunt cele mai importante lucruri pe care trebuie să le realizezi ziua următoare.

 

La prima oră a dimineții. Care este primul lucru pe care îl faci când ajungi la birou? Îți faci cafeaua? Ai putea să schimbi această rutină cu obiceiul de a îți crea lista “to do” imediat ce te așezi la birou.

  1. Petrece-ți diminețile rezolvand cele mai importante/dificile task-uri

Publicația Entrepreneur, și nu e singura, recomandă să rezolvi cele mai importante sau dificile task-uri dimineață.

De ce? Pentru că dimineața este acel moment al zilei în care avem cea mai multă energie, în care creierul nostru este odihnit. Plus că, odată ce ai finalizat cu acestea te vei simți mult mai motivat și mulțumit pentru restul zilei. E posibil chiar să găsești resurse pentru a face cu mult mai mult decât ceea ce ți-ai propus.

  1. Nu face lucrurile pe jumătate

James Clear scria în cartea să “Atomic Habits. O cale ușoară și eficientă de a-ți forma obiceiuri bune și a scăpa de cele proaste” despre cât de ușor este să fim distrasi de lumea din jur atunci când încercăm să lucrăm. Probabil că te-ai aflat de nenumărate ori în această situație.

Indiferent de motivul pentru care suntem distrasi și facem “half-work” câteva lucruri sunt clare, iar rezultatul va fi mereu același – nivel scăzut de engagement și productivitate 0.

Cel mai bun mod pentru a soluționa această problemă? Clear recomandă să îți rezervi timp doar pentru un anumit task sau proiect, eliminând orice fel de lucruri care te pot distrage (telefon, email etc.).

  1. Pauze dese

Trecând de la un task finalizat la altul sau dintr-un meeting în altul nu îți va crește nivelul de productivitate, ci mai degrabă vei avea parte de efectul opus. Mintea noastră are nevoie de timp pentru a se “reîncarca”, să facă trecerea între activități (epuizante).

Așa că, nu îți organiza programul în așa fel încât să nu ai deloc pauze. Oferă-ți timp pentru a face o scurtă plimbare, pentru a socializa cu colegii sau pentru a te pierde în proprile gânduri.

 

Prioritizează

 

Nu în ultimul rând, gândește-te ce este cu adevărat urgent, ce poate suferi amânare, ce activități poți delega, pentru a avea timp pentru cele cu adevărat importante, și ce poți elimina pur și simplu din program (și aici intră, clar, să verifici pe Instagram cine și ce a mai postat).

 

Fii disciplinat, sincer cu tine și vedea curând rezultatele!

 

Primești pe e-mail cele mai importante articole apărute pe Unica.ro!