Cum să câştigi timp şi să fii eficientă?

De Unica.ro pe 12 noiembrie 2009

Studiile arată că angajaţii pot reduce cu până o pătrime timpul acordat unei şedinţe dacă aceasta nu are loc într-un mediu foarte prietenos şi relaxant, cum ar fi la birou bând cafeaua.

Este după-amiază, ora 16.30, eşti nevoită să gestionezi comenzile unei nou-înfiinţate firme de textile ce produce rochii de seară. Întreaga întreprindere este cuprinsă de agitaţie pentru că ieri seară, la o cunoscută emisiune de reality show de pe canalul de fashion, prezentatoarea purta rochia-vedetă al ultimei colecţii produse de firma la care lucrezi!

Eşti în faţa unui val de publicitate neaşteptată care declanşează un flux impresionant de comenzi pentru săptămâna viitoare. Trebuie să reacţionezi imediat şi să faci o şedinţă cu toţi conducătorii de departamente în mica încăpere ce ţine loc de sală de şedinţe. Însă, nu sunt scaune pentru toată lumea. Ce faci, laşi angajaţii să stea în picioare sau îi aştepţi să-şi caute scaune?

Oare pertinenţa deciziilor luate în cursul acestei şedinţe şi viitorul firmei la care lucraţi vor fi afectate de acest detaliu practic? Crezi că poate ar fi mai bine dacă tu împreună cu colegii aţi sta aşezaţi la un birou, relaxaţi cu o cafea în faţă?
În anul 2005 cercetătorul Bluedom împreună cu colaboratorii săi a abordat acest gen de situaţie problematică ce nu constituise până atunci, în mod paradoxal, tema vreunei cercetări ştiinţifice.

În acest scop, au constituit 111 grupuri a câte cinci persoane care au avut ca sarcină să găsească cele mai potrivite soluţii pentru o problemă practică prezentată în cele mai mici detalii. Fiecare grup îşi desfăşura activitatea într-o sală de şedinţe în care se afla un afişier alb şi creioanele necesare. Pentru jumătate din grupuri, în încăpere se afla şi o masă cu scaune. Pentru cealaltă jumătate, masa şi scaunele lipseau, aşa încât erau nevoiţi să-şi ţină şedinţa în picioare. Nu era fixată nici o limită de timp.

Rezultatele obţinute sunt foarte interesante. Mai întâi, şedinţele „în picioare” au durat 9 minute, faţă de 13 minute, cât au durat şedinţele grupurilor „aşezate”, ceea ce înseamnă un câştig de timp de aproximativ o treime! Un lucru şi mai surprinzător: acest câştig temporal nu influenţează în mod negativ calitatea muncii, calitatea deciziilor luate de grupurile „în picioare” fiind identică cu calitatea deciziilor celor „aşezaţi”. După şedinţă, sentimentul participanţilor nu este afectat de confortul oferit, deoarece, în ambele condiţii, subiecţii se declară la fel de mulţumiţi şi solidari cu deciziile elaborate de grupul lor.

Concluzie

Confortul oferit participanţilor la o şedinţă nu afectează calitatea deciziilor luate şi, în plus, reduce şi timpul său de desfăşurare. Atunci când angajaţii stau foarte confortabil pe scaunul de birou, sorb din cafea şi ascultă problemele discutate, au tendinţa de a se relaxa prea mult, determinând astfel şedinţa să dureze mai mult timp.

În situaţii urgente, nu contează confortul oferit, participanţii trebuie să gândească repede, iar absenţa scaunelor nu-i deranjează. Doar în cazurile în care şedinţa se prelungeşte la nesfârşit se poate apela pe parcurs la scaune.

Foto: Shuttertock

Care este destinația de „detoxifiere digitală” din România, inclusă într-un top internațional

Care este destinația de „detoxifiere digitală” din România, inclusă într-un top internațional